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Animation de réunions efficaces

Formation pour préparer, animer et faire un suivi adéquat d’une réunion.

Compétence
  1. L’animateur détermine la catégorie et le type de réunion en fonction des besoins et des objectifs à atteindre.
  2. L’animateur planifie et prépare adéquatement sa réunion.
  3. L’animateur anime de façon dynamique la réunion et suscite l’intérêt des participants.
  4. L’animateur s’assure qu’il y ait un suivi aux réunions.N.B. Pour des raisons pratiques, le masculin ici comprend le féminin.
Clientèle S’adresse à toutes les personnes qui animent des réunions : techniciens, professionnels ou cadres.
Durée Deux journées.
Habiletés liées aux compétences

  1. L’animateur détermine la catégorie et le type de réunion en fonction des besoins et des objectifs à atteindre.
    • L’animateur choisit le type de réunion après avoir clarifié les objectifs et les attentes ciblés.
  2. L’animateur planifie et prépare adéquatement sa réunion.
    • L’animateur clarifie les attentes des participants et les objectifs poursuivis lors de la réunion;
    • L’animateur identifie les personnes requises;
    • L’animateur prépare l’avis de convocation et l’ordre du jour dans les règles;
    • L’animateur cédule et invite avec le moyen le plus pertinent.
  3. L’animateur anime de façon dynamique la réunion et suscite l’intérêt des participants.
    • L’animateur communique de façon intéressante et dynamique.
      • L’animateur accueille et ouvre adéquatement la réunion;
      • Il suscite la participation et sait profiter de la créativité des participants;
      • Il questionne en vue d’approfondir le sujet et de s’orienter vers l’objectif;
    • L’animateur gère la dynamique du groupe d’une façon agréable;
      • L’animateur contrôle les débats et les situations difficiles;
      • Il gère les différentes réactions du groupe en faisant les interventions appropriées;
      • L’animateur compose avec le groupe en identifiant les causes et solutions;
    • L’animateur gère la réunion selon les caractéristiques des participants et s’adapte en conséquence;
      • L’animateur utilise une conduite adéquate selon les comportements difficiles des participants;
    • L’animateur connaît son rôle et son influence lors de la réunion;
      • L’animateur utilise le style de leadership selon le type de réunion;
      • L’animateur utilise des stratégies de présentation de l’information appropriées selon le résultat désiré;
      • L’animateur utilise des médias adéquats;
      • L’animateur favorise la prise de décision;
      • L’animateur utilise les approches selon les résultats souhaités.
  4. L’animateur s’assure qu’il y ait un suivi aux réunions;
    • L’animateur s’assure que, selon te type de réunion choisi, les informations et responsabilités soient claires;
    • Il ferme bien sa réunion.
Contenu

Catégories (caractéristiques et types) de réunions, pertinence de la réunion, identification de la clientèle, grandes lignes de la préparation et de l’organisation de la réunion, clarification des objectifs, avis de convocation et ordre du jour, types de leadership, fonctions d’animation, stratégies pour composer avec le groupe, stratégies pour composer avec les participants difficiles, outils de communication et médias appropriés, recherche du consensus, et méthodes pour la prise de décision.

Activités pédagogiques

Au-delà des exposés théoriques de l’animatrice, la formation permet aux participants de pratiquer à l’aide de mises en situation avec jeu de rôle. Les participants ont aussi l’occasion d’organiser et d’animer une réunion de leur choix dans une atmosphère dynamique et plaisante.

Référence

Noyé Didier.  Réunionite : guide de survie, Insep Éditions, Paris, 1996, 192 p.

Demory Bernard.  Animer les réunions de travail, Les Éditions Agence d’ARC inc., Paris, 1980. 277 p.

Lebel Pierre.  L’animation des réunions, les éditions d’organisation, Paris, 1983, 201 p.

Saint-Arnaud Yves et Jean-Marie AUBRY.  Dynamiques des groupes, les éditions de L’Homme, Montréal, 1975, 110 p.

Dominique Chalvin. Du bon usage de la Manipulation, les Éditions ESF 2001

Docteur Richard Casavant, Formation maître praticien en Programmation neuro linguistique (PNL), Introduction et système de représentation. Manuscrit 1989

Animation Paule Marie Boucher, Marie-Pauline Rousseau
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